A Prefeitura de Diamantino, por meio da Secretaria Municipal de Administração, lança, neste mês de setembro, o Programa “Papel Zero”, com o objetivo de reduzir gradualmente o uso de papel, digitalizar os processos administrativos e tornar a tramitação de documentos mais ágil, segura e eficiente.

A iniciativa será implantada em toda a administração municipal e prevê a adoção de ferramentas eletrônicas para a realização e o acompanhamento dos procedimentos internos.

O programa abrange secretarias, órgãos, setores operacionais e entidades vinculadas ao Poder Executivo Municipal. Entre os objetivos também estão a redução de custos com impressão, transporte de documentos e manutenção de arquivos físicos, além da ampliação da rastreabilidade e segurança das informações.

A secretária municipal de Administração, Michelle Nobile, explica que o programa alia tecnologia, economia de recursos e responsabilidade ambiental.

“Além de tornar os processos mais ágeis e facilitar o acesso às informações, vamos reduzir gradualmente o uso de papel e de outros materiais utilizados no dia a dia dos setores. É uma iniciativa que une tecnologia, economia de recursos e responsabilidade ambiental, com uma implantação feita por etapas para que todos possam se adaptar às novas ferramentas.”

Entre as ferramentas que fazem parte desse processo estão soluções destinadas aos servidores municipais. Por meio do aplicativo Coplan RH, o servidor poderá acompanhar informações funcionais e realizar procedimentos como consulta de holerite e férias, envio de atestados e apresentação de justificativas relacionadas ao ponto.

O município também conta com o Portal do Servidor, acessado pelo site da Prefeitura, onde é possível consultar holerite, espelho de ponto, período aquisitivo de férias e dados cadastrais. Outras ferramentas digitais serão incorporadas gradualmente, incluindo serviços destinados aos fornecedores e aos procedimentos internos da administração.

A implantação do Programa “Papel Zero” será realizada em quatro fases, com prazo de até 180 dias. O processo começa pelo diagnóstico e mapeamento das rotinas das secretarias, passa pela simplificação dos fluxos e configuração do sistema e segue com a capacitação dos servidores e testes das ferramentas até a operação definitiva do processo eletrônico.

Para acompanhar a implantação, será criado o Grupo de Trabalho Intersetorial do Programa Papel Zero (GT-Papel Zero), vinculado à Secretaria Municipal de Administração e composto por representantes das secretarias municipais. O grupo ficará responsável por acompanhar as rotinas de cada setor, identificar procedimentos que podem ser simplificados e auxiliar na implantação e utilização do sistema.

Ao final das quatro fases, os novos processos administrativos passarão a ser realizados em formato eletrônico, deixando de ser iniciados e tramitados em papel. Os documentos produzidos e assinados eletronicamente terão validade jurídica equivalente aos documentos físicos.

Durante o período de implantação, a Prefeitura realizará orientações e capacitações para apresentar as novas ferramentas e preparar os servidores para a utilização dos serviços digitais.